Openingstijden

  • maandag, dinsdag en donderdag van 09.00 -15.00 uur

Gouweplein 1 (Cultuurhuys De Kroon)
2741 MW  Waddinxveen
Telefoon: 0182 - 60 17 29

 

Secretaris

Organisatie: 
Voetbalvereniging ASW

ASW is een amateur voetbalvereniging met als doel: "Het voetbal staat centraal en moet mogelijk zijn voor alle inwoners van Waddinxveen en omgeving". Het aanbod van activiteiten is hier opgericht. Er zijn naast jeugd en senioren mannen ook veel dames en meisjes in alle leeftijdsgroepen. ASW is de enige voetbalvereniging in Waddinxveen die een actieve zaalvoetbal afdeling heeft. De kantine van ASW wordt voor meerdere doeleinden gebruikt naast het voetbal. Biljarten, bridgen en sjoelen zijn hier voorbeelden van.        

Taakomschrijving van de secretaris:

De secretarisfunctie is een van de bestuurlijke pijlers van een organisatie. De secretaris wordt wel gekarakteriseerd als ‘het ‘geheugen’ van de organisatie. Hij/zij is verantwoordelijk voor het verzamelen, ordenen en op een toegankelijke wijze opbergen van informatie. Bepaalde werkzaamheden, bijvoorbeeld het notuleren, kunnen worden uitbesteed. De secretaris blijft echter wel de eindverantwoordelijkheid houden.

De secretaris heeft een viertal hoofdtaken:

• het opzetten en bijhouden van het archief • het bijhouden van de leden/vrijwilligersadministratie • het voorbereiden van vergaderingen, in overleg met de voorzitter; de verslaglegging en beantwoording van ingekomen post • het in de gaten houden van de bestuurlijke regels

De secretaris is bij uitstek de persoon die informatie voor de interne en externe nieuwsvoorziening (denk aan de website) kan aanleveren. Hetzelfde geldt voor het werkplan en het jaarverslag.

Het profiel van een secretaris:

Allereerst is het natuurlijk van belang dat de secretaris binding voelt met de organisatie. Daarnaast zijn er bepaalde eigenschappen en vaardigheden die bij de functie van secretaris goed van pas komen. Als u plezier heeft in 'pen en papier’ , redelijk ordelijk bent en als u het leuk vindt om als spin in een informatie web te fungeren is een secretarisfunctie voor u.

Het archief

Dit onderdeel van de functie van secretaris houdt in:

  • informatie verzamelen en informatie opschrijven
  • dossiers vormen
  • dossiers actueel houden
  • dossiers bewaren

Overige taken:

  • Fungeren als postadres van de vereniging en zorgen voor doorzending van de
  • verenigingspost naar de personen en/of de organen voor wie deze post bestemd is.
  • Behandelen van ingekomen stukken.
  • De dagelijkse correspondentie van de vereniging voeren.
  • Verzorgen van de agenda en vergaderstukken voor de algemene ledenvergadering en periodieke bestuursvergaderingen.
  • Ondertekenen, verzenden en het bewaren van een afschrift van stukken namens het bestuur.
  • Bijhouden van het verenigingsarchief en het beheren van officiële stukken zoals hypotheekstukken, contractstukken, oprichtingsakte, statuten en huishoudelijk reglement.
  • Op de ALV verslag uitbrengen over het afgelopen verenigingsjaar.
  • Kennisnemen van voorschriften van de KNVB en de gemeentelijke verordeningen en andere bepalingen.
  • Onderhouden van contacten met de KNVB en gemeentelijke (respectievelijk overheidsinstanties).
  • Mutaties van nieuwe en gestopte bestuursleden tijdig doorgeven aan de Kamer van Koophandel.
  • Zorg dragen voor informatie vanuit het bestuur naar het verenigingsnieuws.

Interesse in deze functie stuur CV en motivatie naar mar.ch.groot@gmail.com of neem contact op met Martijn Groot 0640848833